Hoe "verborgen kosten" om te buigen in groei en innovatie!

De economie trekt weer aan. Uw organisatie wil weer groeien, maar groei kost geld. Vraag is of dit geld al beschikbaar is om direct te kunnen investeren. Vaak is dat niet het geval. Hoe komt dat? En hoe maakt u vastzittend geld vrij uit uw organisatie, waarmee u uw ambities waar kunt maken?

In de loop van de tijd maken organisaties kosten, die vaak ieder jaar terugkomen. Na enkele jaren kan door diverse oorzaken niet meer duidelijk zijn waarvoor bepaalde kosten gemaakt worden. Of is niet meer duidelijk waarom het bedrag nu een bepaalde hoogte heeft. De redenen voor het maken van deze kosten zijn niet langer verbonden met de oorspronkelijke reden. Dit zorgt er wel voor dat uw organisatie een bepaald kostenpatroon heeft en dit "vastzittende geld" kunt u niet meer inzetten voor groei en innovatie. En geld extern regelen, bijvoorbeeld bij de bank, is met de huidige strenge financieringsregels ook niet altijd even gemakkelijk. Redenen genoeg dus om uw kostenpatroon tegen licht te houden, op een gestructureerde en bewezen manier.

- Onderzoek laat zien dat veel organisaties 10 tot 15% van hun jaarlijkse c.q. herhalende kosten bij nader inzien “onnodig” zijn -

Kosten kunnen verborgen zitten in vaste contracten die onvoldoende worden uitgenut of in prijsafspraken die al een tijd niet opnieuw zijn onderhandeld en vastgesteld. Ook liggen er vaak voorraden en andere ingekochte producten onbenut op de plank.

Ervaringen met besparen en innoveren in de zorg

Bij een zorginstelling bleek ook sprake te zijn van veel verborgen kosten. Toen de directie op zeer korte termijn geld moest vrijmaken voor de primaire functie, de zorg, zijn de volgende stappen gezet:

1. Als eerste stap is met het management een krachtige workshop gehouden. Daarin is vastgesteld waar de meest waarschijnlijke besparingsopties zich bevonden en dat is aangevuld met mijn praktijkervaringen.

2. Initiële focus werd gericht op automatiseringsuitgaven en dan vooral op de inhuur van externe technici, de software licenties en op de vaste contracten voor telecom en IT-beheer.

3. De volgende stap bestond uit een korte validatie van de focusgebieden: zitten er echt onnodige posten in de genoemde besparingsopties? Dit liet zien dat de software licenties tamelijk recent al opnieuw en gunstig voor de zorginstelling heronderhandeld waren. Die kon dus van de lijst.

4. Dieper onderzoek met behulp van diverse LEAN technieken liet zien dat inderdaad op externe inhuur van technici en op rekencentrumkosten aanmerkelijk bespaard kon worden: tot 50% per post. Dat kwam neer op enkele tonnen per jaar.

5. Na enkele maanden waren met de telecomleverancier de contracten heronderhandeld en waren intern en extern betere afspraken gemaakt over de inhuur van externe IT-medewerkers, waarmee de beoogde besparingen werden gerealiseerd.

Het vrijgemaakte geld kreeg 2 herbestemmingen: 70% ging naar de zorg en 30% naar strategische innovatie met behulp van ICT. Twee vliegen in een klap, omdat de zorgverlening op deze manier NU en in de TOEKOMST zou worden geholpen met meer geld en met innovatie.

Meer groei en innovatie zonder een reorganisatie of kaasschaafbezuiniging. Onderzoek naar verborgen kosten loont!